如何进行人力资源年度预算
知识库 > 战略规划 > 正文 906 崔继长(企业人力资源顾问) 2013-07-24 17:53:29

全面预算管理作为对现代工商企业成熟与发展起过重大推动作用的管理系统,是企业内部管理控制的一种主要方法。这一方法自从上个世纪20年代在美国的通用电气、杜邦、通用汽车公司产生之后,很快就成了大型工商企业...

全面预算管理作为对现代工商企业成熟与发展起过重大推动作用的管理系统,是企业内部管理控制的一种主要方法。这一方法自从上个世纪20年代在美国的通用电气、杜邦、通用汽车公司产生之后,很快就成了大型工商企业的标准作业程序。从最初的计划、协调,发展到现在的兼具控制、激励、评价等功能为一体的一种综合贯彻企业经营战略的管理机制,全面预算管理已处于企业内部控制的核心地位。
人力资源是企业中最富有能动性的资源。在市场经济日益成熟,行业竞争日趋激烈,劳动用工成本逐年快速增长的今天,充分发挥人力资源的效用,具备十分重要的意义。通过年度人力资源预算,可以促进人力资源规划真正落地,准确预估人力资源费用,有效管控人力资源,保障了各级管理水平考核的客观性,从而真正产生“管理效益”,打造企业核心竞争力。
人力资源年度预算是企业年度预算管理体系的一部分,因此人力资源年度预算应该严格按照公司的预算管理执行,包括但不限于预算会计科目、预算表格模板、预算工作时间节点、预算管控制度等等。当然,人力资源年度预算也有自身的特殊性,现将常见问题分述如下:
一、 人力资源预算的前提是人力资源规划。
    显然,进行人力资源预算工作的前提应该是年度人力资源规划。实际上,不少企业人力资源部门以及用人部门为了追求快速完成任务,根本不进行系统的人力资源规划,而是在去年的人力资源预算表格上修修补补,这样人力资源预算工作变成了一种形式,对于企业管理没有任何好处。
笔者推荐人力资源规划与预算使用“归零法”的思维。也就是说,假设企业刚刚创业,一切归零。首先应该根据企业年度规划制作人力资源规划,明确企业对于人力资源的需求,盘点当前人力资源现状,从而制定出招聘配置、培训培养、绩效管理、薪酬激励以及员工关系等方面的举措,最后才是填写人力资源预算表格。人力资源规划一般思路如下,不再赘述。

二、 人力资源费用的宏观管控
进入二十一世纪,全球主要经济体都进入了物价上涨时代,员工要求企业增加薪酬福利,董事会要求公司增收节支。作为人力资源部门,如何平衡公司与员工的关系,做好人力资源费用的宏观调控呢?在这里推荐一种“人工贡献率”工具。
  人工贡献率=全年销售额或者利润额/全年人力资源总费用(包括五险一金、办公费用等)
[案例]某成长型服装营销集团2012年度全年销售额10亿元,全年人力资源总费用2亿元。如果公司要求2013年全年销售额15亿元,人员效率至少提升10%,请问全年人力资源总费用要控制到多少?
[解析]按照人工贡献率公式,2012年人工贡献率=10亿/2亿=5
        2013年公司要求人员效率至少提升10%,2013年人工贡献率为5*(1+10%)=5.5
        因此2013年度人力资源总费用=12亿/5.5=2.18亿
[总结]显然,2013年人力资源总费用同比去年增加了18%,符合物价上涨时代员工工资增长的期望(一般在10%~20%之间)。如果2013年人力资源总费用同比去年增加不到10%,就说明公司销售额目标偏低或者要求人员效率提升的目标过高,需要建议决策层进行目标调整。
    通过“人工贡献率”工具,可以有效地平衡员工利益与公司利益之间的关系。同理,人力资源部可以借助部门的人工贡献率指标,计算出每个部门来年的人力资源费用。通过部门人力资源费用包干制度,鼓励用人部门减员增效,可以成功化解人力资源部与用人部门的编制审核之争(往往用人部门感觉编制不够,人力资源部感觉编制超了,双方争持不下)。
三、 招聘费用预算
    招聘费用预算相对比较简单,常规固定费用一般包括招聘网站会员费、人才市场服务费、招聘宣传资料设计印刷费等,常规变动费用包括与招聘活动有关的差旅餐饮费,与招聘岗位有关的猎头费、伯乐奖费用等等。
    需要强调的是,随着时代的发展,招聘渠道越来越丰富,传统招聘渠道的重要性逐渐下滑。根据不完全统计,深圳白领人才招聘渠道形成了现场招聘、网络招聘以及交友平台招聘各占三分之一的三足鼎立之势。因此,建议招聘费用预算中需要增加交友平台费用,通过微信、QQ群、微博、论坛等新媒体发布招聘信息,奖励推荐有效简历的网友伯乐奖或者礼品,往往会收到意想不到的效果。
四、 培训费用预算
企业可以按照《中华人民共和国职业教育法》的规定实施职业教育和职工培训,承担相应的费用。一般企业按照职工工资总额的1.5%足额提取教育培训经费,从业人员技术素质要求高、培训任务重、经济效益较好的企业可按2.5%提取,列入成本开支。
在确定了培训总费用范围后,接下来就要调研年度培训需求,拟定年度培训计划。年度培训需求一半来自于三个方面:
一是弥补上一年培训工作的不足,包括培训量与培训效果两个方面。可以通过员工年度人均培训时间来衡量工作量,世界五百强企业员工年度人均培训时间为120小时,国内知名企业员工年度人均培训时间为60-100小时。如果本企业员工年度人均培训时间不到60小时,就说明培训时间总体上偏低,需要加大培训量;可以通过培训满意度、人工贡献率的提升等指标来衡量培训质量。
二是提升员工岗位工作能力。推荐用人部门负责人使用下表,根据下属本人能力与岗位能力要求的差距,为下属制定年度必修课程,提高培训课程的针对性,提升培训工作的价值。
课程类别 课程名称 适用对象 培训形式 内训讲师 根据本部门员工实际情况与岗位能力的要求,
指定员工本人必修课程
员工1 员工2 员工3
     
标准化管理类 ISO9000基础知识 全体职员          
质量意识 全体职员          
如何编写体系文件  主管以上          
6S管理 全体员工          
电子产品认证简介 技术人员          
其他(            )            
         三是满足来年公司对于培训的新需求,比如新业务培训、储备干部培训、骨干员工培训等。
     制订了年度培训计划以后,再进行培训费用的预算就比较容易了。通常包括讲师费用、学员费用(学习用品、差旅费、餐饮费等)、教学用品用具费用、培训教室费用、培训资质证书费用以及外派学习费用等。
五、 激励费用预算
    随着人才竞争的加剧,各企业用于员工激励方面的费用可谓花样翻新,分类叙述如下:
福利:员工只要正常上班即可享受的部分福利,包括法定的“五险一金”、计划生育费、寒暑补贴等福利,还包括企业个性化福利,比如住房补贴、交通补贴、通讯补贴、生日费、保密费、洗理费以及劳动保护费,均按照国家规定以及企业规章制度测算即可;正式员工符合某些条件才享受的福利,比如结婚贺礼、丧事安抚金、妇女节礼品、儿童节礼品等费用,可以根据公司规章制度以及往年发生比例测算。
绩效奖金:往往是与员工绩效行为表现相关,往往设定绩效奖金基数上下浮动。做预算时可以按照绩效奖金基数计算。
业务提成:往往与业务类员工的可量化成果直接挂钩。做预算时可以依据提成方案、人员编制以及公司阶段业绩目标进行测算。
年终奖/花红:往往是与企业效益、员工全年绩效考核结果相关,通常计算公式为:实发年终奖=年终奖金基数*企业效益指数*个人年度绩效系数。做预算时可以按照中间值测算。
员工活动费用:为了打造和谐的劳动关系,现代企业往往举行丰富多彩的员工活动,比如员工俱乐部、各类比赛、外出旅游、年底晚宴、企业年会等。员工活动费用可以根据年度活动策划案进行测算。

    制定完成人力资源预算,才仅仅是人力资源预算管理的第一步。接下来的人力资源预算费用的监控、分析、总结与改善,是保证人力资源预算执行的重要步骤。如果公司经营目标、经营环境或者人才环境发生了较大的变化,人力资源费用预算可以进行适度调整。当然,为了适应知识经济时代的社会环境,企业人力资源实行季度滚动预算也不失为一个与时俱进的好方法。

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