任何企业的知识管理变革都不是一蹴而就的，企业在变革之前需要拥有比较稳定的管理基础和组织架构，而具体的实施中需要根据企业的实际情况来确定相应的步骤，论证好哪些功能可以先上，哪些需要后上；哪些业务可以通过系统来管理，哪些还需要通过完善业务后再移植到系统中等问题，对于研发型企业，尤其是我们所说的研究院类企业则尤其如此。相信通过各个系统间知识的流转与协同应用，必能驱动这个企业像奔腾在原野中的列车，驰骋于知识密集型企业的最前沿。

某企业知识管理系统规划案例

这里，我们通过国内某企业的协同/知识管理系统的规划为例来共同探讨一下企业知识管理系统的建设。如图1所示其知识系统蓝图。

图1 某企业知识管理系统蓝图

该企业未来的协同/知识管理系统主要由办公管理平台、知识管理平台、交流协作平台以及与其他应用系统的集成平台构成。

（1）办公管理平台：主要由辅助办公管理、个人事务管理、行政办公管理、业务支持管理四大模块组成。

辅助办公管理：

会议管理——通过工作流的方式进行参加会议人员名单确定，安排会议室预订，处理重要的与会人员的时间冲突等。对于会议议程、纪要、文件等会议相关资料的准备、编制、审批、发放、跟踪落实、反馈情况等。

办公用品管理——办公用品的申请、批复、购买、领用、分发管理；调离员工的办公用品清理的管理；对办公设备的状态、使用费用等相关事项的管理；办公用品申请计划；办公用品领用；办公用品统计等。

图书管理——图书清单、借阅管理；图书统计和借阅统计。

车辆管理——车辆使用状态；用车申请；用车审批；车辆日程安排等；使用费用等相关事项的管理。等等。

个人事务管理：

个人计划管理——员工可在线填写工作完成情况，可随时了解上下级员工的工作计划，并分配和接收任务。具备有界面友好的个人和部门日历。

待办事宜集成——通过将来源于收发文、会议管理等流程，等待自己处理的各种事务汇集在一个可直接进行处理的界面中，提高个人和整个工作流程的效率等。

行政办公管理：

请示报告——申请包括会议申请、工作总结、立项申请、请假申请、出差申请等事务性工作请示，所有申请都必须由申请人先填写申请表，然后经有关人员进行审批，最后才能进行各项活动（如休假、出差等）。请假申请应与HR人力资源管理系统集成，实时更新员工的休假、考勤记录。

公文管理——实现文件、信息的流转、审批、催办督办等功能，并对文件、信息处理情况提供了简单易用的实时监控机制，方便实时掌握企业的工作情况。对公文流转的流程进行管理，实现催办、督办功能；外出授权和秘书授权，避免因处理人外出导致流转过程的中断；提供公文内容及其流转过程的归档处理功能；根据公文的密级设置不同的调阅审批流程，并记录调阅相关信息。

收、发文管理——支持灵活的收、发文处理流程要素，包括拟稿、核稿、各级领导审核、会签、办公室审核、领导审批（签发）、催、督办、情况反馈、留档备查等；支持多种类型、灵活的文件处理流程；支持留痕迹功能，使文件处理整个过程的信息可追踪并易于理解。

提供文件格式（表头、正文、附件、表单）的全屏设计功能，用户可以根据需要随时更改文件的使用格式。提供模版定制功能，对于文件中的数据格式可以定义，以方便进行不同系统中的数据导入工作。

预先提供大量公文的模板。支持手写签名批示、多级领导手写会签；支持电子印章，领导可盖电子印章签名。

业务支持管理：

合同管理——包括合同模板、合同拟订、合同属性分类、合同关键信息结构化表单、合同建立、合同变更、合同审批等；支持合同拟订、签订、执行、评价等项目合同的全过程管理。支持合同拟订、变更、支付申请等业务审批流程。

财务支持管理——实现网络发票申请，申请流程绑定发票申请单模板，为财务部门的审核提供详细信息。日后可实现网上报销审批，电子报销审批工作流审核报销帐目的合理性，财务部门审核报销单据的真伪性，分离报销审核职能，节省审批时间。提供个人、部门的报销统计信息，便于预算的控制。

（2）交流协作平台：通畅的信息交流平台是实施知识管理的基本保障，没有通畅的交流协作平台，企业知识仍然还是存放于各个部门的“知识孤岛”。交流协作平台的功能需求主要包括：集成电子邮件、协同传递、及时交流、企业新闻。

集成电子邮件——集成所内现有的电子邮件系统，在办公平台上收发内部的电子邮件（出于安全考虑，收发外部邮件在各部门的网吧中进行），提供标准邮件功能的系统，如POP3，SMTP，IMAP4等。提供基于Web的存取界面，和Portal的用户能够实现单点登录。

协同传递——对研究所研发过程中的技术文档进行项目组内部协同传递，同时，对跨部门的项目要能够实现技术文档的跨部门/跨系统传递。

及时交流——通过移动短信等手段可以实现研究所内部的及时交流，支持按部门群发功能；实时交流，并通过组织、部门、项目等定位实时交流对象，支持发送附件。

企业新闻——在系统首页处放置企业最近的新闻、公告，便于员工了解企业发展现状。也可根据需求，通过多级新闻公告目录的方式，建立事业部级的新闻、公告界面，相关工作领域的工作人员可以通过导航目录进入相关界面，了解部门信息。

（3）文档与内容管理平台：主要包括文档发布、过程文档、档案、模版管理等以下几个部分。

文档发布管理——基于研究所《档案管理制度》建立知识管理系统和文档上传管理制度，分级知识目录来管理。可以分别对不同角色、不同目录设置是否可以发布的权限，可以对不同目录发布的文档是否需要进行审批进行设置。

过程文档管理——对于项目过程中所产生的中间过程文档，通过建立知识文档的分类体系来分别存放管理。过程文档可加挂项目、知识领域等属性，方便多维度的查询。对于分级目录，配合权限体系实现安全保密范围内的最大程度的共享。可以从不同目录（维度）来访问同一文档，具备文档查找的搜索引擎，可以搜索主题和正文，可以搜索附件（word、PDF、excel等）。

档案管理——支持技术档案在内的各类研究所文档的归档、组卷、编目、查询功能，支持多级目录的文档存档方式，提供多种维度的查询方式。支持知识产权、技术成果的分类与应用，提供知识产权、技术成果的生命周期管理，保证内部的知识产权能够查询、传递，方便共享，促进研究所内部技术知识产权的管理和应用，让技术知识真正转换成果和效益。

模板管理——汇总研究所各工作领域所需使用的文档模板、表格等，对模板按照应用进行分类，便于日常工作中的调用。支持模板的制作、发布、更改、搜索等功能。

知识社区——虚拟化的协作空间，使相关人员能够对某些共同感兴趣的问题进行交流和协作，通过交流、协作促使隐性知识向显性知识转化。知识社区可根据知识领域划分空间，支持匿名和署名发表的切换，支持审核后发表功能。

E-learning——支持同步教学、异步教学和自我安排学习。

竞争情报管理——配套管理规范和激励机制，各个部门按照工作领域收集（政策类、市场类、竞争对手类、合作伙伴类等），定期收集、筛选重要的行业和技术情报，并转化为有效的情报信息。对情报质量进行有效审核，并进行分类分级。

客户/供应商信息管理——登记客户/供应商资料（关键属性：资质信息、经营范围等关键属性）、对客户/供应商进行分类，并限定创建权限和信息建立规范，制定专门人员进行名录的定期维护。可方便查询业务人员项目跟踪情况、跟踪业务往来及反馈登记情况，对客户可按照不同属性进行统计。

（4）管理驾驶舱：管理驾驶舱的实质目的是针对不同部门、不同主题的深度的数据分析、建模、图形化展示，从而达到企业不同部门对业务的实时分析、预警、监控、决策的作用。

可以针对多个主题（定单主题、采购主题、物流主题、营销主题、服务主题、财务主题、研发主题、战略主题、知识主题等）提供基础数据的多种统计、趋势分析功能，为高层进一步了解企业现状和制定决策提供基础数据和决策支持。根据不同的角色去对应不同主题进行相关指标、信息、数据的展示，从而实现管理环境的E化。其管理驾驶舱愿景蓝图如图2.

图2 管理驾驶舱愿景蓝图