电子邮件会影响我们的个人品牌。据说,一个职场人平均每天收到121封邮件,一年的邮件加起来简直就像雪崩一样,难怪我们对邮件方面的影响已经有些麻木。通常情况下,我们会花上几个小时来美化自己的LinkedIn个人资...
电子邮件会影响我们的个人品牌。据说,一个职场人平均每天收到121封邮件,一年的邮件加起来简直就像雪崩一样,难怪我们对邮件方面的影响已经有些麻木。通常情况下,我们会花上几个小时来美化自己的LinkedIn个人资料、修改简历,然而却因为赶时间而匆忙地把一封不知所云的邮件发了出去。“从我的个人设备发送,请忽略错别字”等说明不能成为“免死金牌”,也不能被当作草率写邮件的借口。 发送电子邮件时,千万不要犯以下常见错误: 邮件太长,难以消化 你的邮件是不是像《罪与罚》(Crime and Punishment,俄国作家陀思妥耶夫斯基创作的长篇小说——译者注)那样,长得要分为12个部分呢?你是不是会把对方想知道的背景全都写进去呢?虽然背景对于理解内容至关重要,但是要记住,对方需要知道的,只是所有信息的一小部分而已。成年人的注意力只有8秒,所以每一刻都很重要:直接切入重点就好了。 邮件抄送很多人 你是不是已经习惯把邮件抄送给许多人?如果是这样,你就要问问自己,究竟谁才真正需要接收到这封邮件?在许多企业中,形成了一种利用“过度抄送”以保护自己的政治文化。记住,你发送的每封邮件都会增加其他抄送人的邮件负担,特别是当其中一个收件人决定“全部回复”时。 邮件内容不完整 虽然要长话短说,但是也不能简要得过于突兀。千万不要在邮件中只写个一词半句,进行思维跳跃,而不考虑对方是否能够跟得上。之前,你是否收到了大量的回复邮件要求澄清问题?如果是这样,就说明你的电子邮件需要更具条理性,以及需要加入更多背景。 邮件重点不明确 千万不要让对方像符号学家一样,必须去挖掘你的电子邮件才能找到重要内容。要确保对方知道问题是什么,以及为什么要他回复。尽管我们的工作离不开电子邮件,但是回复邮件并不是什么高深的事务。如果想让读者消化你的信息,甚至采取行动,就要将信息写得简单明了。
下次打开电子邮件帐户时,不妨认真看看你的“已发送”文件夹。关于你的个人品牌的一切信息都在里面。如果你对自己的品牌不满意,那么就从现在开始,重新通过电子邮件来打造你的职场声誉,这真的非常重要。 |
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