HR,你知道年终总结写错了吗?一篇让你秒懂的文章
COE > COE研究 > 正文 1182 互联网 2016-01-05 09:16:17

年终总结,也叫年终述职报告对大多数公司人来说并不陌生但每次到了要写的时候,也总有点头疼一方面觉得它形式主义一方面好像真的很难写·2016年已经来了,别以为领导就这样轻易忘记管你要总结了因为它真的很重要...

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年终总结,也叫年终述职报告

对大多数公司人来说并不陌生

但每次到了要写的时候,也总有点头疼

一方面觉得它形式主义

一方面好像真的很难写

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2016年已经来了,

别以为

领导就这样轻易忘记管你要总结了

因为它真的很重要——

 

 

好好利用你的年终总结,它不仅是你对自己职场1年的梳理,也是你和管理者及HR“对话”的机会——能带给他们很多有用信息。

 

一份能够起到沟通和梳理作用的年终总结通常包括了对全年工作的阐述、工作效果的呈现及思考,以及对来年工作的计划。每一部分也都有HR和管理者侧重希望知道的内容。

 

 

 

01.年终总结可以分为哪几部分

应该首先注意的是,不同行业及职能岗位的年终总结内容上会有所不同——

 

 

 

 

譬如消费品行业里销售岗位的公司人,他们的年终总结中多会出现各种量化指标,通过销售业绩的完成情况来评估这一年的工作;对于技术或制造业的公司,和产品技术相关的公司人则可以将不同项目的实施情况作为描述主体。

 

一份具有通用性的年终总结大致由4个部分组成:对全年工作不带任何评价色彩的概述、对工作效果及得失好坏的分析、针对现存问题的改进以及来年工作计划。

 

这实际上也回答了“一年当中我干了什么?”“我干得怎么样?”“我做得不够好是为什么,然后怎么办?”以及“来年我还要做什么?”这几个问题。你也可以将它们通过自问自答的方式做全年梳理。

 

很多员工的总结会受到近期信息效应的影响,往往对近期工作如第三四季度的业绩及工作有更深的印象。前两个季度就会被淡忘。“美世咨询(Mercer)大中华区合伙人孙力提醒,”年终总结这4个部分中,每一个部分都应该是针对全年进行阐述。而日常工作时,如果有工作记录的习惯,在年终时进行回顾,能更好地避免这种时间上的不平衡。

 

 

 

 

02.HR和直属管理者想看到哪些内容

 

 

 

年终总结能体现出公司人这一年工作的价值——

 

玫琳凯(中国)化妆品有限公司高级人力资源总监袁纯认为:“雇员工作结果的回顾,对公司产生了什么样的贡献,及现在需要提升自己哪些方面的能力。”这是她会在一份年终总结中会重点抓取的信息。

 

“你干得怎么样?”和“你做得不够好是为什么,然后怎么办?”是HR和管理者在每个员工的年终总结里最想要看到的内容。

 

回顾自己这一年的工作成果时要尽量客观。相反,避重就轻,写一些无关痛痒的东西则会被认为在逃避。管理者重视员工对自己工作及问题的分析总结的原因则在于,他们希望从中获取到对于团队管理有所帮助的信息。管理者都希望获得一些有复制性可以传播的工作案例,去帮助自己管理团队。

 

如何让自己的年终总结被管理者或HR记住是个难题,毕竟每到这个时候,他们都要面对几十甚至上百份千字报告。这其中有一些可总结的技巧,比如把主要内容提炼成小标题,加入一些可视性更强的图表,用数字而不是文字来显示自己的工作成果,创意性职能岗位的公司人还可以改变报告的文体、加入一些个性化的表述方式……这些做法都可以让你的年终总结变得更加突出。

 

 

 

 

03.以下三种常见情况的做法

 

 

 

 

这一年

表现不错,

我该怎么突出自己?

 

 

 

 

这是最好的一种情况,坦白说,对于业绩和表现比较突出的人来说,即便你不夸自己,领导也能看到你的成绩,所以这种情况下,如何客观地向领导展示你的具体工作成果、加深印象,是你应该在报告中展现的。

 

 

 

 

 

用数据和具体案例来阐述是一个不错的做法。比如销售类职位可以偏重业绩指标的达成率,市场推广类的职位则可以展现用户或客户的增长率、和竞品的比较等—不同行业及职能岗位会有所差异,但数字和案例是最具说服力的内容。

 

另一个不错的参考因素是来自客户或其他部门的反馈及满意度,这对于往往没法通过业绩指标来衡量工作量的支持型及服务型岗位的公司人比较有效。这种“他人视角”的总结方式也可以通过上级主管、部门同事对你的评价获得。总之得跳出自己对自我的认知。

 

 

这一年

我有一些明显的工作缺失,

该回避吗?

 

“自己的努力还不够,学习意识还需要提高。”这是在年终总结中经常看到的句子。这些总结往往通篇列举了自己的工作成绩,但对问题及造成问题的原因却只有一些无关痛痒的表述。一些员工会认为HR或者上级看到自己的问题和不足会抓住不放,但如果是氛围相对开放、结构扁平的公司,其实不会出现这样的情况。

虽然没有一个可以量化的标准规定功过得失在一篇年终总结中的分配,但工作中的问题和自己的不足往往都是HR和管理者在意的内容。

 

正确看待自己工作上的不足、发现问题,并通过具体工作方式及做法去呈现解决问题的方法,让领导了解你正在努力尝试处理好问题,而不是一笔带过。

 

另外,当你发现造成一些问题的原因并不完全来自于个人时,也可以在年终总结中提出来。

 

这一年

我表现平平,

该怎么写?

 

通常在生产和后台支持型职能岗位会出现工作1年之后,发现没有可量化数据及成果的尴尬,于是在年终总结上呈现的内容也就变得平淡空泛。这多少是出于岗位内容标准化或服务支持性更强的原因。

 

这些员工在进行年度终结时,重要的还是进行职位的清晰定位,弄清楚自己的工作本质是做哪些事情,这些事情实际上就是你的工作指标,虽然难以量化,但是把自己的职能通过不同的小点列出来,再评判自己是否履行好。没有出现失误,本身就是不错的成绩。

 

而来自其他被支持和服务部门同事的满意度及反馈,也是可以作为衡量自己工作成效的一个维度。

 

 

 

 

 

04.好好利用你的年终总结

 

 

 

在一个有效的反馈体系里,年终总结需要管理者和HR进行反馈及沟通。一些公司通常会在之后进行一对一的面谈。这实际上也让员工更重视年终总结这一形式,

 

即便你的公司没有进行这种交流安排,但你所写的内容也会成为管理者和HR来年调整管理方向的参考。比如对自己缺失能力方面的阐述,会被HR作为下一年是否有必要提高这块的培训内容的参考。如果希望获得团队或管理者在某一方面的资源支持,也可以在年终总结中体现—可以说,年终总结既是对自己1年工作的梳理,也是对公司管理的意见反馈。

 

来源|第一财经周刊

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