老桌曰：办公室这个部门似乎是中国行政公务机关和国有企业的独有的部门，说起办公室，很多人会想起官僚、报纸和茶、古板原则等词汇，现在很多企业特别是民营企业已经不设这个部门，可能是觉得这个部门是官僚机制的产物吧。其实未必，当你遇到一项工作没人干，或者不知道找谁干的时候，你可能觉得办公室这个部门真的有存在的必要性....
下面这篇文章告诉你，做好办公室工作真的不太容易。
文|王自军 孔冰
一根针，千条线。
办公室对上是“外脑”，对下是“桥梁”；对内是“枢纽”，对外是“窗口”。其工作具有“从属性、事务性、被动性、协调性、综合性及时效性”等特点，并在企业内发挥着“润滑剂、传感器、粘合剂、磨合器”的多样功能和作用。工作特性注定办公室绝对是一个问题“多发区”。故此对办公室工作，内部人形容“战战兢兢、如履薄冰”；而外部则戏谑“不好干、干不好、好不干、不干好”；更有领导感叹“对办公室工作，不批评就是表扬”。
“两眼一睁、忙到熄灯”，是办公室工作人员最真实的写照。接待的、会议的、治安的、企管的大大小小接踵而至，都在干扰着思路、影响着情绪、消耗着精力。常常是“指挥一盆浆、工作一团麻、结果一片糟。”如何才能从“事务堆”、“问题篓”中跳出来，成了一个难以解开的“结”。
一叶落，知深秋。
办公室工作纷繁复杂、枯燥无味、被动紧张，而要在被动中争取主动、在无序中把握有序，则必须在没有规律的工作中总结规律。
张瑞敏有句名言：看不出问题是最大的问题。“看出问题”要求我们既要看到问题本身，又要看到问题的诱因，还要看到问题引发的后果，明晰事物发展形势和趋势。对办公室多发的“问题”，要举一反三，看到与问题相关联的事物；要追本溯源，找出问题的症结和根源：外部出了问题，从内部找起；工作出了问题，从自身找起，今天出了问题，从昨天找起；下游出了问题，从上游找起。
办公室问题“多发”，主要是由于办公室“事急”、“人忙”这两个特性所决定的。办公室因工作的事务性而繁杂，因繁杂而忙碌，因忙碌而盲目、莽撞；因工作的从属性而被动，因被动而事急，因事急而让人心急。人忙再加事急，肯定挂一漏万、失误不断，问题百出。
由一点，防一面。
亡羊补牢，犹未为晚；未雨绸缪，防患于未然。
对于办公室“问题”的多发性，要跳出具体“问题”，从“人忙”、“事急”这一源头引来活水，才能水流渠清：
以“五制”立根固源。
一是工作轮换制。办公室一方面设轮流值班，处理急事和杂事，忙闲有度，张弛有节；另一方面实施岗位轮换，岗位设正副值或AB岗位制，使每人都有多项技能，每项工作都有多人胜任。避免因人误事，又避免因事忙人。
二是项目负责制。引入工程管理的“项目经理制”，对于突发的、重大项目明确一人全面统筹，避免一事“多人管”或“无人管”现象。
三是工作预案制。所有重大活动，事前梳理，谋划在前、安排在前，问题考虑在前，减少被动。
四是总结回馈制。事后总结经验和教训，指导以后工作。
五是模版借鉴制。其实就是“拿来主义”。不同办公室工作是相通的，用心模仿，可事半功倍；同一办公室工作又多重复性，常常旧瓶装新酒，形式不变、内容在换。前者拿别人同类的，后者拿自己以前的。
“五制”之中，前两者着眼于人，通过任务分解，来解决事情繁杂的问题；后三者着眼于事，是通过工作筹划，来解决工作被动的问题。
以“五化”清源疏流。
一是简约化。对于办公室工作而言，简约绝不是简单。办公室没大事，但也绝没有小事。常常一个细小的环节也会带来重大后果。简约是既要把简单的做精细，多思多想、全面筹划；又要把复杂的变简单，细化成分项目子项目，疱丁解牛，一一化解。
二是标准化。办公室所有的日常工作都要有标准、依标准；而对新事情、新事物则事前通过预案明确标准、事后通过回馈总结标准。
三是程序化。办公室上传下达、沟通左右、联系内外。办公室是一个单位的“枢纽”，但所有经过这一“枢纽”的信息、事件、物品都是“炸弹”，如会议通知、信件传递等，决不能在自己手中给“炸”了。上游要为下游服务，下游要对上游提醒。
四是痕迹化。坚持“有痕迹管理、无痕迹服务”的理念，在解决问题过程中积累财富，以便日后借鉴。
五是公共化。日常工作要集思广益，共谋划；工作总结要同享资源、共受益。从分工到合作，共建共享工作中的得失。
抹一点，少一点。
办公室工作“没有最好，只有更好”。遇到问题解决问题的过程便是“更好”的过程。对于遇到的个性问题，我们要逐一化解：
为增强信息可读性，可借助多媒体，编撰成幻灯或电子杂志，图文并茂，动画音乐兼俱。
为提高督办成效，可简化会议纪要形式，下发《会议议定事项通知单》；规范来文办理，发送《文件安排事项通知单》，每月汇总一览表，提前一周办公自动化督促，提前一天短信提醒。
为避免会议通知遗忘，可发送定时短信，会前30分予以提醒。
为使接待各环节衔接顺畅，可推行标准化作业指导书，依据所需，提前准备，避免逸漏，减少被动；借助短信予以提示，来前欢迎、事中提醒、走时欢送。
为提高员工素质，可促使养成良好习惯，坚持每早一清（卫生）一理（工作）；每晚一记（工作失误）一想（别人优点）；每周一总（总结本周）一列（计划下周）；每月一学（业务技能）一研（专题调研）。
围一桌 
2016-01-04 09:30:46