不懂汇报,工作能力再强也没用
知识库 > 工作分析 > 正文 882 李子霄 实用管理学(shiyongglx) 2018-07-06 06:33:38

有个老板带着公司员工去打保龄球,开始时,大家玩得很高兴,自发地分成两个小组,相互探讨经验,研究保龄球的打法,营造了很积极健康的竞争氛围。等大家玩了一会后,老板让人在球道上拉一个帘子,这样一来,打球...

有个老板带着公司员工去打保龄球,开始时,大家玩得很高兴,自发地分成两个小组,相互探讨经验,研究保龄球的打法,营造了很积极健康的竞争氛围。

 

等大家玩了一会后,老板让人在球道上拉一个帘子,这样一来,打球的人还可以继续打球,但是看不到球的滚动路线,看不到结果。很快,大家就失去了玩下去的兴致。

 

这时老板向大家道歉,并说明了这样做的理由:想让大家了解汇报、反馈的重要性。

 

老板表示,下属如果不主动向领导汇报工作,反馈工作进程,领导就会云里雾里,不知道下属工作进展情况:

 

是否遇到了困难?是否走了误区?是否能够在规定期限顺利完成?

 

作为下属,不要等着领导叫你才汇报工作,而要主动汇报,让领导及时了解你的工作情况,察觉出你工作中的问题,给予指导和帮助,这样不但可以避免执行跑偏,还能有效地化解危机。

 

主动汇报工作,有助于消除上下级之间因沟通不畅引起的误解。

 

比如,领导交代你一项工作,你干了一天,晚上还加班,但没完成,第二天接着干,到了晚上终于干完了。但是你没有主动汇报,而是等到第三天领导找你时,你才汇报工作。领导说“一个简单的工作怎么搞这么久?”

 

相信听了这话,你会很委屈,连续两天加班加点地干,领导还说你慢。其实,不必报怨领导,错的是你。

 

如果第一天晚上加班时,你打电话给领导汇报一下工作进展,说你一直工作到现在,今天完不成。如果晚上不方便打电话,下班时把进展情况汇报一下。第二天继续这样汇报,看看领导还会不会怨你?

 

主动向领导汇报工作,还能体现出你尽职尽责、认真工作的职业态度,能给领导留下很好的印象。而且领导可以根据你的工作进展,及时对后续工作做好安排。

 

说了这么多关于主动向领导汇报工作的好处,那么,汇报工作具体要注意什么呢?什么时间汇报,怎样汇报?下面我们就来详谈汇报技巧。

 

\

 

1

时间跨度较短的工作:

什么时候完成

什么时候汇报

 

领导交待的工作,各式各样,有的工作三五分钟就能完成,比如复印一份文件,有的工作一天之内就能完成。对于这些工作,最好什么时间完成,什么时候汇报。

 

我进入职场的头几年,在一家大型的外资企业工作。记得有一次,领导让我统计一个销售报表,我工作到晚上十点多才完成。

 

当时领导早就下班了,于是我给领导打了个电话,说销售报表已经统计完成了,领导说:“好,好,工作到这么晚,辛苦了,快点回去休息吧!”领导的话语尽显关怀,让我觉得加班是值得的。如果我不打这个电话,领导认为我很快就做完了,但不知道我这么辛苦。

 

后来我总结了一条汇报经验:

 

对于短时间内可以完成的工作,尽量做到什么时候完成,什么时候汇报。如果提前完成,也要提前汇报,绝不空耗时间,假装工作做了很久。

 

举个例子,领导交代给你一个任务,要求下班之前完成,可你下午4点就完成了工作,那么你最好4点就去汇报。

 

因为通过汇报,领导就会知道你工作的进程和状态。如果做得好,领导会予以表扬;如果做得不到位,经过领导的指点,还有时间去修改和完善。

 

如果一直拖到下班时再汇报,一旦发现工作执行走样,那你可能要加班或第二天修改,这样也耽误了你的时间。

 

2

时间跨度较长的工作:

坚持每天汇报

让领导了解进展

 

对于时间跨度较长的工作,比如,三五天甚至一两个月才能完成的工作,就不可能等到完成时再汇报。

 

尤其是做市场的,几天之内不可能产生效益,需要一段时间的投入才有收获。

 

那就得主动报告你的阶段性工作情况,让领导对你的工作进程心里有谱,便于领导帮你把关,适时给你提供工作指导,确保你的工作有条不紊地开展,直至圆满完成。

 

工作做得好,要及时汇报;工作没做好,更要及时汇报。

 

\

 

3

汇报的内容:

阶段性汇报结果

汇报重点,不说废话

 

老板(领导)通常都很忙,或者看上去很忙,他没时间,也没兴趣听你事无巨细地汇报事情的来龙去脉。

 

比如,你负责文书处理,就没必要告诉老板,文件没打出来是因为墨盒没换新的,新墨盒没换是因为采购部还没有把墨盒买回来……你只要告诉他结果:打印的文件还需多久送到他手上。

 

特别是当工作没完成,你应该先说出来,再说明没完成的理由。切不可先说一大堆理由,然后说工作没完成,这样领导会认为你在为自己辩护、推卸责任。同样是工作没完成,先说结果与后说结果,给领导的印象会截然不同。

 

说完结果后,领导可能想听你说说工作过程,这时一定要挑重点,切勿不分主次,面面俱到,一股脑倒出来。

 

这样不仅吸引不了领导,甚至会适得其反。为此,你汇报之前,最好列个大纲,在心里明确要讲的几点,这样汇报时你才能做到重点明确、繁简适度。

 

4

关于工作困境:

汇报的时候提出一些建议

供老板参考

 

如果是例行性的工作汇报,那一般都很简单,但如果工作遭遇困难,汇报就会令人头疼。

 

本来遇到问题了,老板心情就不好,还得绞尽脑汁帮你善后,可想而知这个汇报过程多么痛苦。

 

可是,如果遇到问题不向老板汇报,那就是你的失职。

 

所以,在汇报问题时,永远带着建议去。

 

有理有据地找出事实背后的本质问题,得出结论,形成决策意见,供领导选,这才是优质的汇报。

 

\

 

5

   汇报时机:

未雨绸缪

带着预见性汇报

 

未雨绸缪永远都比亡羊补牢好,当工作即将进入到下一个议程时,你应该提前汇报;

 

当你预料到工作可能无法如期完成,更要提前汇报,说明原因,让领导有个心理准备。

 

未雨绸缪能给大家留出解决问题的时间,从而找到变通的办法。反之,等到出了问题才去汇报,就会让你和领导都陷入被动。

 

6

汇报原则:

必须实事求是

切勿弄虚作假,报喜不报忧

 

很多人向领导汇报工作时,喜欢讲成绩、讲好事,对于问题和错误则轻描淡写,甚至干脆隐瞒不报。

 

这会影响领导对客观情况的了解,贻误决策时机,可能会使小问题变成大危机,这对公司发展是致命的。

 

在德国摩登公司的发展史上,曾出现过这样一件事:

 

一线员工发现公司的大客户单方面终止了合同,马上给主管打电话汇报:“主管,不好了,公司的大客户丢掉了,这直接影响我们的效益啊!”这是实事求是的汇报。

 

主管压住内心的慌张,假装淡定地说:“慌什么啊?镇定一点!”说完他思考了一会儿,组织了一下语言,然后给上司打电话:“经理,市场部出了点问题,一个客户流失了。”这是典型的轻描淡写,而且用词模糊,很容易误导人。

 

经理说:“流失一个客户怕什么,我们公司的客户还有很多,继续开拓市场,争取获得更多的合作。”

 

正在这时,公司总裁给经理打电话,了解市场开拓情况,经理笑着说:“总裁,你放心,市场开拓得很好,一切尽在掌控之中,很多客户都与我们有合作的意向,很快我们就会拿下他们。”这是在自说自话,其实根本就没有了解实情。

 

总裁放下电话,心里很踏实。然而,一个月后,公司召开月销售会议,总裁才得知市场部出了严重的问题,老客户流失,新客户没有……

 

这个案例是典型的报喜不报忧,正如英特尔公司的总裁安德鲁·格鲁夫所言:“高层领导有时直到很晚才明白周围的世界已经发生了变化,老板则是最后一个知道真相的人。”

 

中国管理培训专家余世维更是打趣地说:“一天,老板发现门外有人搬东西,出去一看,才知道原来公司倒闭了。”这个夸张的描述很好地揭示了下属报喜不报忧的危害。

 

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要想消除下属报喜不报忧的行为,领导者需要做到:

 

1)坦然听取坏消息,不因下属汇报坏消息大发脾气,当即斥责下属;

 

2)要求下属汇报时措辞精确、明晰,不允许下属用模糊词语汇报工作,比如“出了点问题”、“还行”、“还可以”,听到这些词时,一定要追问“出了什么问题?”“还行(还可以)是什么意思,说具体点!”

 

3)多走出办公室,走到工作一线,了解实际情况。

 

4)严惩报喜不报忧,汇报弄虚作假的行为。

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