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如何做好入职的前期沟通

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杨良

2016-08-12 14:01:12

企业拟录用员工，从接受企业的录用通知书（通常被称为Offer）到正式入职，会存在一个劳资双方尚未建立正式劳动关系的空档期。这个空档期短则一两天，长则一两个月，特殊情况甚至会超过半年之久（一般对应于应届毕...

企业拟录用员工，从接受企业的录用通知书（通常被称为Offer）到正式入职，会存在一个劳资双方尚未建立正式劳动关系的空档期。这个空档期短则一两天，长则一两个月，特殊情况甚至会超过半年之久（一般对应于应届毕业生或企业的中高端人才）。我们可将处于这个空档期的企业拟录用员工称之为企业的准员工。

企业一方在得到求职者对录用通知书的确认后，都会调整相应的招聘配置计划，并由人力资源部门与其他部门共同协作开展准员工入职前的一系列准备工作。可以说，企业对准员工的成本投入从其身份确认的那一刻就已经开始了。

与此同时准员工并未立即摆脱之前的求职状态，仍然有可能主动或被动获得其他的工作机会。首先，准员工对新企业的认可程度非常有限，往往局限于招聘环节遇到的一些人和物；其次，企业在录用通知书中通常不设置违约金要求或设置的违约金额较低，也客观造成准员工Offer的违约成本偏低。因此，出现准员工手握多份Offer进行比较、继而爽约重新选择的情况也不足为奇。

一旦准员工没有按录用通知书规定入职，企业原定的各项计划很有可能被打乱。企业的人力资源，应在准员工入职前就与之建立良好的沟通关系，将各类风险降至最低。

准员工入职前的空档期，人力资源应特别做好以下几方面工作：

一、入职前的定期沟通

准员工入职前的定期沟通，其目的在于及时了解其思想动态、离职进展和入职进度，帮助他们解决入职前的各类疑难问题，提升准员工对于新企业的认可程度和满意程度。

对于空档期较长的准员工，人力资源与准员工的沟通应保持每周一次的频率。约定入职时间的前一、两周，是准员工能否顺利入职的关键时期，这段时间人力资源需保证与其至少进行每周两次以上的沟通。

人力资源在每次完成与准员工的沟通后，应及时对沟通情况进行记录（可参考下表）。

二、入职前的沟通要点

人力资源对准员工的沟通要点主要包括：

（一）提供并负责解释入职所需的资料清单。

企业要求的入职资料通常包括：个人身份证明、学历学位证书、职称证书、职业资格证书、离职证明、健康证明、照片等。不同企业对这些材料的细节要求会有较大差异，人力资源应做好相关材料用途、办理的解释说明工作，就显得尤为重要。入职资料清单可参考下表。

（二）指导准员工办理在原企业的离职手续。

准员工在原企业办理离职手续的过程中，难免会出现原企业或极力挽留、或有意拖延办理时间、或设置审批流程障碍等各种复杂情况，准员工在应对这些情况时通常缺乏经验、不能很好处置。人力资源可充分发挥自身在政策法规、企业制度、办理流程等方面上的知识优势，引导准员工顺利完成离职手续。

（三）做好人资相关资料转接及其政策解释工作。

准员工在工作变动中涉及最多的问题包括：个人档案转移、社保公积金等转移、工作居住证变更等。应届毕业生身份的准员工遇到的问题，则可能会涉及到户籍、派遣证、档案、毕业生就业协议书（通常简称为“三方协议”）等问题。人力资源应准确掌握当地这些的相关政策法规的要求和具体办理流程，使各项转接工作得以顺利进行。

三、入职前的沟通方式

与准员工的沟通，一般可以采用电话、邮件、短信、微信、QQ等方式，关键岗位的准员工则还可以采用面谈的方式。沟通方式在选择时应注意交叉灵活应用，切忌将沟通简单形式化，做得不好会适得其反，成为对准员工的某种骚扰。

四、沟通情况的反馈

人力资源应定期将与准员工的沟通情况反馈给用人部门和相关部门，特别是发现准员工有爽约迹象、出现入职风险时应及时进行预警并启动人员备选补充预案。

【小贴士】入职前期的沟通，即招聘跟进，是招聘录用过程中常常被忽略一个环节。很多人力资源认为得到了求职者的Offer确认就万事大吉，在准员工入职前不再主动与之进行任何接触，被动地等待准员工来办理入职手续。这种不对入职风险加以控制的做法，是出现入职爽约现象的重要原因之一。