如何使会议更高效,更省力
资讯 > 热门 > 正文 891 2020-01-16 10:41:02

如果不能有效地进行面对面的工作会议,效率可能会非常低。为确保您从面对面会议中获得最大收益,并且不浪费人们宝贵的工作时间,请遵循以下五个提示。1.在开会之前,请确保您认识会议负责人。这是非常重要的第一...

如果不能有效地进行面对面的工作会议,效率可能会非常低。为确保您从面对面会议中获得最大收益,并且不浪费人们宝贵的工作时间,请遵循以下五个提示。


1.在开会之前,请确保您认识会议负责人。

这是非常重要的第一步,但经常被忽略。您需要知道是谁在主持会议,否则您将得到一个会议室,里面充满了不确定何时开始会议,谁应该开始会议以及谁应该确保会议在会议进行中的人。快速的步伐。如有疑问,领导者是最先遇到想法的人。因此,如果是这样,请确保准备参加会议。而且,如果不清楚会议最初是谁的想法,请在会议之前(通过电子邮件)询问要主持的同事。这里的一条黄金法则:总是过分澄清。

2.达成清晰的议程和清晰的目标,最好是书面/打字。

如果您收到想要覆盖的项目清单和想要实现的目标清单,那么它将使您的会议更加高效,并且会议中的每个人都有该清单的副本。这样,每个人都将确切地知道您正在开会,并且可以在继续进行时忽略每个项目,确保完成您希望完成的所有任务。领导者应该是制定这一议程的人。因此,如果您就是那个人,别忘了提出议程。并且不要忘记按照该议程继续进行会议。

3.请注意邀请列表。

会议不是聚会。如果不是绝对需要他们的存在,没有人会感到被排斥在外。实际上,如果邀请不需要他们提供意见的人,则很可能会惹恼他们,并且在需要他们提供意见的情况下,他们不太可能参加将来的会议。因此,在邀请同事参加会议时要谨记。问问自己:“谁需要100%输入?不是谁?” 如有疑问,请问同事是否愿意参加,这是礼貌的做法,如果他们认为提供意见很重要。这样做可以确保在会议中和会议外都可以明智地利用每个人的时间。

4.保持最低限度。

如果您是会议的早点,谈论一下周末的工作,正在观看的Netflix系列节目以及最近的工作,当然可以。但是,当该开始开会时,请尽量减少这种玩笑。会议中可能有很多人要做很多工作,而没有太多时间要做,因此请注意不要浪费别人的时间。保持专注于即将实现的目标,并注意何时您可能会超出目标。就是说,您不想举行机器人会议-将人性和幽默感带入会议绝对是可以的-但请确保您不会因不断的低调座谈而“束缚他人”。

5.创建硬开始时间和硬结束时间。

你知道这几天谁在忙吗?大家!确实,几乎每一位专业人员每天都被“抨击”,因此要注意别人的时间,也要准时开始,准时结束。参加会议的每个人很可能都将自己的时间花在了商定的会议时间上,而不是一分钟。因此,不要成为要求会议迟到15分钟才能开始的人,也不要在会议还剩一分钟需要长时间聊天的情况下提出一些建议。您以后总是可以在其他会议或电子邮件中跟进。

并且如果您要迟到并且是领导者,请确保告诉每个人您都迟到了,询问所有人是否可以迟到(询问他们是否可以重新安排时间),并且请确定您是否确实要开会,但仍要在约定的结束时间结束。不要因为你迟到而走了更长的时间。另外,力求使您的会议尽可能地短,而不是短而不长。当您保持专注时,您会在短时间内完成多少工作,您会感到惊讶。

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